Lors de la planification d’un événement, la sélection d’un traiteur est une étape importante qui peut faire ou défaire la réussite de l’événement. Cependant, de nombreuses erreurs peuvent survenir lors de la planification de l’événement avec un traiteur. Pour éviter ces erreurs, il est important de comprendre les pratiques courantes et les mesures préventives à prendre. Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
Mauvaise communication avec le traiteur
Lors de la planification d’un événement avec un traiteur, il est essentiel de bien communiquer avec lui pour éviter les malentendus. Voici quelques conseils pour éviter les erreurs de communication avec un traiteur :
- Fournir des informations détaillées : vous devez fournir tous les détails sur l’événement comme le nombre d’invités, le budget et le thème. Cela permettra au traiteur de mieux comprendre vos besoins et de vous proposer un devis précis.
- Clarifier les attentes : il est important de clarifier les attentes avec le traiteur, comme le type de service, le menu, les boissons et les horaires. Cela permettra au traiteur de mieux planifier son travail et de vous offrir un service de qualité.
- Établir une communication régulière : vous devez vous informer sur l’avancement de la planification de l’événement, poser des questions et donner des instructions. Cela permettra d’éviter les malentendus et les erreurs.
Ignorer les restrictions alimentaires
Ignorer ces restrictions peut non seulement causer des problèmes de santé pour vos invités, mais aussi nuire à la réputation de votre entreprise ou organisation. Pour éviter ces erreurs, voici quelques conseils :
- Donnez la possibilité à vos invités de signaler toute allergie ou régime spécifique : vous pouvez inclure une section sur les restrictions alimentaires dans votre formulaire de réponse à l’invitation ou envoyer un e-mail demandant ces informations.
- Informez le traiteur des restrictions alimentaires : une fois que vous avez recueilli les informations sur les restrictions alimentaires de vos invités, il est important de les transmettre au traiteur. Vous pourrez le faire pendant les séances de dégustation dans son restaurant. Ainsi, il peut proposer des alternatives pour les invités ayant des restrictions alimentaires.
- Étiquetez les plats pour indiquer les ingrédients lorsque vous allez dresser la table : cela permettra aux invités de choisir les plats qui conviennent à leur régime alimentaire. Vous pouvez utiliser des étiquettes de couleur différente pour indiquer les plats sans gluten, sans lactose ou végétariens.
Ne pas tenir compte du nombre d’invités
Lors de la planification d’un événement avec un traiteur, il est essentiel de tenir compte du nombre d’invités. Toutefois, cela peut entraîner des problèmes tels que la nourriture et les boissons insuffisantes ou excessives. Pour éviter cela, il est important d’avoir une idée précise du nombre de personnes qui assisteront à l’événement.
Pour éviter les erreurs liées au nombre d’invités, il est recommandé de suivre ces conseils :
- Demander aux invités de confirmer leur présence et de préciser s’ils seront accompagnés d’invités supplémentaires.
- Prévoir la bonne quantité de nourriture et de boissons pour les invités, en prenant une marge supplémentaire.
- Avoir un plan B en cas de changement de dernière minute dans le nombre d’invités.
Sous-estimer le temps de préparation
Il est important de comprendre que la préparation d’un événement avec un traiteur nécessite du temps pour planifier, coordonner et exécuter toutes les étapes nécessaires. Les organisateurs doivent prendre en compte les éléments suivants pour éviter de sous-estimer le temps de préparation :
- La sélection du menu : il est important de prendre le temps de sélectionner un menu qui convient à l’événement et aux invités. Cela peut prendre du temps pour discuter des options avec le traiteur et s’assurer que les choix sont en adéquation avec le budget et les préférences des invités.
- La coordination avec le traiteur : les organisateurs doivent travailler en étroite collaboration avec le traiteur pour s’assurer que tout est en place le jour de l’événement. Cela peut inclure la coordination des horaires de livraison, la mise en place de la nourriture et des boissons, et la coordination des serveurs.
- La communication avec les invités : les organisateurs doivent également prendre le temps de communiquer avec les invités pour s’assurer qu’ils sont conscients des options de menu et de tout autre détail important. Cela peut nécessiter l’envoi d’e-mails ou de messages texte pour s’assurer que tout le monde est informé.
En conclusion, planifier un événement avec un traiteur peut sembler simple, mais cela nécessite une attention particulière pour éviter les erreurs courantes. En évitant ces erreurs, vous pouvez vous assurer que votre événement se déroulera sans heurts, avec des plats délicieux et un service de qualité.
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